O que é NF-e? A nota fiscal eletrônica explicada sem complicação

O que significa NF, NF-e e NFC-e

• NF: nota fiscal, o documento que registra uma operação de venda ou prestação de serviço para o fisco.
• NF-e: nota fiscal eletrônica de mercadorias, usada principalmente entre empresas.
• NFC-e: nota fiscal de consumidor eletrônica, a do caixa da loja.

Se a dúvida é qual delas sua empresa precisa, veja a diferença entre NF-e, NFC-e e NFS-e.

Como a NF-e funciona, passo a passo

• Você registra a venda no sistema de gestão, com os dados do cliente, dos produtos e dos impostos.
• O sistema gera a nota em um arquivo XML e a assina com o certificado digital da empresa.
• A nota é enviada para a SEFAZ, que confere as informações e devolve a autorização em poucos segundos.
• O cliente recebe o XML e o DANFE, e a mercadoria pode seguir viagem.

DANFE não é a nota fiscal

O DANFE é aquela folha impressa que acompanha a mercadoria. Ele é só um resumo para facilitar a conferência no transporte e no recebimento. A nota de verdade é o arquivo XML autorizado pela SEFAZ.

No DANFE aparece a chave de acesso, um número de 44 dígitos que identifica a nota. Com ela, qualquer pessoa pode consultar a NF-e no Portal Nacional da NF-e.

Errei na nota. E agora?

• Cancelamento: se a mercadoria ainda não saiu, a nota pode ser cancelada dentro do prazo, em geral de até 24 horas após a autorização.
• Carta de correção: serve para erros menores, como endereço ou descrição. Ela não pode alterar valores, impostos, quantidades nem quem compra ou vende.
• Nota complementar ou devolução: para corrigir valores ou desfazer a operação depois do prazo de cancelamento.

Na dúvida sobre qual caminho usar, fale com seu contador antes de emitir outra nota.

Quem precisa emitir NF-e

Indústrias, atacadistas, distribuidoras e qualquer empresa que venda mercadorias para outras empresas. O varejo também emite NF-e quando vende para um cliente com CNPJ ou quando a venda exige entrega com nota completa.

Guarde os XML

Tanto quem emite quanto quem recebe deve guardar os arquivos XML das notas, em geral por pelo menos 5 anos. Um bom sistema de gestão faz isso automaticamente e ainda usa o XML das compras para dar entrada no estoque.