O certificado digital funciona como a assinatura da sua empresa no mundo eletrônico. É com ele que cada nota fiscal é assinada antes de ir para a SEFAZ — e se ele vencer, a emissão para na hora. Por isso vale escolher bem o tipo e acompanhar a validade.
e-CNPJ e e-CPF
O e-CNPJ é emitido em nome da empresa e é o mais usado para nota fiscal. O e-CPF é da pessoa física — usado, por exemplo, por profissionais autônomos, produtores rurais e para acessar serviços do governo em nome próprio.
Certificado A1: um arquivo
O A1 é um arquivo instalado no computador ou no sistema, protegido por senha. Tem validade de 1 ano.
- Funciona muito bem com sistemas em nuvem, porque pode ser instalado no próprio emissor.
- Permite emitir notas de mais de um computador e até do celular, sem plugar nada.
- Exige cuidado com a senha e com quem tem acesso ao arquivo.
Certificado A3: um dispositivo
O A3 fica gravado em um token USB ou cartão com leitora, e costuma ter validade maior.
- O dispositivo precisa estar conectado ao computador na hora de assinar.
- É mais difícil de usar em sistemas em nuvem e em vários caixas ao mesmo tempo.
- Se o token for perdido ou danificado, é preciso emitir outro.
Qual escolher?
Para quem usa um sistema de gestão em nuvem e emite notas no dia a dia, o A1 costuma ser a opção mais prática: ele fica instalado no emissor e não depende de um dispositivo físico em cada máquina. O A3 faz mais sentido quando a empresa prefere guardar a assinatura em um objeto físico, ou quando algum serviço específico exige esse tipo.
Como não ser pego pelo vencimento
- Anote a data de validade e programe a renovação com pelo menos 15 dias de antecedência.
- Prefira um sistema que avise quando o certificado estiver perto de vencer.
- Na renovação, a validação de identidade pode ser feita por videoconferência em muitos casos — sem sair da empresa.
Veja como ele resolve isso no dia a dia da sua empresa.